Kartu Stok Barang: Contoh, Cara Mengisi, dan Template Excel untuk Toko dan Gudang

Stok di catatan bilang masih 20, di rak tinggal 12. Selisih seperti ini hampir selalu terjadi karena barang masuk dan keluar tidak dicatat di satu tempat yang sama. Alat paling sederhana untuk mencegahnya adalah kartu stok barang.

Apa Itu Kartu Stok Barang

Kartu stok barang adalah catatan semua pergerakan satu jenis barang: kapan masuk, kapan keluar, berapa jumlahnya, dan berapa sisanya setelah setiap transaksi. Satu barang punya satu kartu. Toko dengan 200 jenis barang berarti punya 200 kartu stok, baik berupa lembar kertas, sheet Excel, maupun data di aplikasi.

Fungsi kartu stok:

1. Mengetahui sisa stok kapan saja tanpa menghitung fisik setiap hari.
2. Menelusuri selisih. Saat hitungan fisik berbeda dengan kartu, Anda bisa melihat transaksi mana yang mencurigakan.
3. Dasar belanja ulang. Kecepatan barang keluar terlihat dari kolom keluar, jadi Anda tahu kapan harus pesan lagi.
4. Bukti untuk stok opname. Hasil hitung fisik dicocokkan dengan sisa di kartu.

Kartu stok hanya mencatat jumlah. Bila setiap baris juga mencatat nilai rupiah (harga beli per unit dan nilai sisa), namanya kartu persediaan, yang dipakai untuk menghitung nilai stok di laporan keuangan.

Kolom Wajib di Kartu Stok

Bagian atas kartu berisi identitas barang: nama barang, kode/SKU, satuan, lokasi rak, dan stok minimum. Bagian tabelnya berisi:

• Tanggal transaksi.
• No. bukti: nomor nota pembelian, nomor pesanan, atau keterangan "rekap kasir".
• Keterangan: dari supplier mana, untuk siapa, atau alasan keluar (terjual, rusak, retur, pindah gudang).
• Masuk: jumlah barang yang bertambah.
• Keluar: jumlah barang yang berkurang.
• Sisa: sisa stok setelah transaksi = sisa sebelumnya + masuk − keluar.
• Paraf petugas, bila lebih dari satu orang yang mengisi.

Contoh Kartu Stok Barang

Contoh kartu stok untuk minyak goreng 2 liter di sebuah toko, satu minggu pertama Oktober:

| Tanggal | No. Bukti | Keterangan | Masuk | Keluar | Sisa | |---|---|---|---|---|---| | 1 Okt | — | Saldo awal | | | 24 | | 2 Okt | PB-0012 | Pembelian dari CV Sumber Rejeki | 36 | | 60 | | 2 Okt | Rekap kasir | Penjualan hari ini | | 14 | 46 | | 3 Okt | Rekap kasir | Penjualan hari ini | | 18 | 28 | | 4 Okt | — | Rusak, kemasan bocor | | 2 | 26 | | 5 Okt | Rekap kasir | Penjualan hari ini | | 11 | 15 | | 5 Okt | Opname | Hitung fisik 14, selisih −1 | | 1 | 14 |

Dari satu kartu ini terlihat: rata-rata terjual sekitar 14 pouch per hari, stok 14 hanya cukup untuk sekitar satu hari, dan ada satu pouch hilang yang perlu dicari penyebabnya. Tanpa kartu stok, yang diketahui hanya "minyak tinggal sedikit".

Cara Mengisi Kartu Stok Barang

1. Mulai dari saldo awal hasil hitung fisik, bukan dari perkiraan. Kartu yang dimulai dari angka salah akan salah terus.
2. Catat setiap barang masuk saat diterima, dengan nomor nota supplier. Barang yang datang tapi belum dicatat adalah penyebab paling umum stok terlihat kurang.
3. Catat barang keluar dengan alasannya. Terjual, rusak, kedaluwarsa, retur ke supplier, dipakai sendiri, atau dipindah ke gudang lain dicatat sebagai baris terpisah. Alasan ini yang membuat selisih bisa ditelusuri.
4. Hitung sisa di setiap baris, bukan hanya di akhir hari.
5. Cocokkan dengan hitung fisik secara berkala. Selisih dicatat sebagai baris koreksi dengan keterangan "opname", bukan dengan menimpa angka sisa.

Untuk toko dengan puluhan transaksi sehari, mencatat setiap struk ke kartu stok tidak realistis. Cukup tulis satu baris rekap penjualan per barang di akhir hari, seperti contoh di atas. Hasilnya tetap bisa dipakai, asalkan barang masuk dan barang rusak tetap dicatat per kejadian.

Kartu Stok Gudang

Bila barang disimpan di lebih dari satu tempat, misalnya gudang belakang dan rak toko, buat satu kartu per barang per lokasi. Perpindahan barang dicatat dua kali: keluar di kartu gudang dan masuk di kartu rak toko, dengan nomor bukti yang sama. Dengan begitu stok per lokasi selalu jelas, dan barang yang "hilang di jalan" antara gudang dan toko langsung ketahuan.

Tambahkan kolom lokasi rak di identitas kartu. Petugas yang mencari barang tidak perlu bertanya, dan hitung fisik bisa dilakukan per rak.

Template Kartu Stok Barang di Excel

Ada dua cara menyusun kartu stok di Excel.

Cara 1: satu sheet per barang. Kolom A = Tanggal, B = No. Bukti, C = Keterangan, D = Masuk, E = Keluar, F = Sisa. Isi saldo awal di F2, lalu di F3 tulis =F2+D3-E3 dan tarik ke bawah. Cocok untuk barang yang sedikit jenisnya.

Cara 2: satu sheet transaksi untuk semua barang. Kolom A = Tanggal, B = Kode Barang, C = Keterangan, D = Masuk, E = Keluar. Di sheet lain, buat daftar barang dan hitung sisa dengan:

=SUMIFS(Transaksi!D:D;Transaksi!B:B;A2)-SUMIFS(Transaksi!E:E;Transaksi!B:B;A2)

dengan A2 berisi kode barang. Tambahkan kolom stok minimum dan format bersyarat (merah bila sisa ≤ minimum) untuk melihat barang yang harus dipesan. Cara kedua lebih tahan lama karena menambah barang baru cukup menambah satu baris di daftar.

Pemisah argumen ; atau , tergantung pengaturan bahasa Excel Anda.

Kesalahan yang Membuat Kartu Stok Tidak Bisa Dipercaya

• Sisa ditimpa saat opname. Angka lama hilang dan penyebab selisih tidak pernah ketahuan. Selalu catat koreksi sebagai baris baru.
• Barang rusak dan retur tidak dicatat. Kartu terlihat benar, tapi barang di rak berkurang tanpa jejak. Baca juga cara kelola stok retur barang.
• Satuan tercampur. Masuk dicatat per dus, keluar per pcs. Tetapkan satu satuan terkecil per kartu.
• Pengisian ditunda. Kartu yang diisi seminggu sekali dari ingatan hampir pasti meleset.

Pertanyaan yang Sering Muncul

Apa bedanya kartu stok dengan stok opname? Kartu stok adalah catatan berjalan setiap hari. Stok opname adalah kegiatan menghitung fisik barang untuk dicocokkan dengan kartu stok. Keduanya saling melengkapi; lihat cara stok opname toko tanpa tutup toko. Untuk toko dengan beberapa cabang, lihat cara kelola stok banyak cabang dan outlet UMKM.

Apakah usaha kecil perlu kartu stok untuk semua barang? Mulailah dari barang yang paling laku dan paling mahal, biasanya 20–30 barang yang menyumbang sebagian besar omzet. Barang lain cukup dicek saat opname rutin.

Kartu stok bahan baku sama dengan kartu stok barang jadi? Formatnya sama. Untuk bahan baku, kolom keluar biasanya berisi pemakaian produksi. Bahan yang punya tanggal kedaluwarsa sebaiknya dicatat per penerimaan agar yang lama dipakai lebih dulu; lihat cara mengelola stok bahan baku UMKM. Untuk persiapan stok musiman, lihat cara menyiapkan stok UMKM menjelang Ramadan dan Lebaran.

Kapan Kartu Stok Manual Mulai Merepotkan

Kartu stok kertas atau Excel bekerja baik selama jenis barang sedikit dan satu orang yang mengisi. Begitu barang ratusan, ada beberapa lokasi, dan penjualan datang dari toko serta online sekaligus, menjumlahkan semua kartu menjadi pekerjaan harian tersendiri.

Di Fabriku, setiap item stok punya lokasi rak dan riwayat pergerakannya sendiri: pembelian dari supplier, hasil produksi, koreksi, barang rusak, hilang, retur, dan pindah rak tercatat sebagai baris riwayat, sementara stok berkurang otomatis saat pesanan selesai. Sisa stok per lokasi bisa dilihat tanpa menjumlahkan kartu satu per satu, dan laporan stok bisa diekspor ke Excel atau PDF. Lihat Fabriku untuk toko retail.